効率よく仕事をするために心がけている3つのこと

どうも【KoRoken】です (*'▽')

11月もあと5日で終わり、12月ももうじきだなぁ～と感じながら
毎日を過ごしておりますが、同僚によく
『仕事がマメだな〜』 と言われる事がある。

例えば、毎日打ち込みをするパソコンでよく使う文字を、一度に変換されない
単語を単語登録をしておく事。 たしかに最近のパソコンは予測変換が
優秀になってきてるため、一度入力した単語は比較的予測で出てくるのだか、
中には前に打ったものも出てこないものもあるし、
最近の言葉なんて変換されなかったりする事が多々ある。

そんなちょっとした事をすることによって、以後の業務効率を良くすることは仕事をする上でいくつかあるので、私が仕事の効率化をするために普段心がけている事を書いていきたいと思います。

①誰よりも少し早く出勤し、1人の時間を作る

仕事をするには、始業する前に下準備が必要である。例えば始業が8時30分で、同僚が来る時間がだいたい5分〜10分前に集まり始めるなら、同じ時間ではなく、
皆が来はじめる更に10分前に出社するようにしている。
理由は1日の仕事の流れを自分なりにシュミレーションをするためである。
1日の流れを職場でシュミレーションすることによって
1日の流れを掴むことができるので、

例えば
・10時にA社に訪問
・11時にB社に訪問
・12時に昼食
・14時にC社に納品
・15時に納品
・17時 翌日の提案書を作成 など

とスケジュールがあった場合に、

A社ではこの提案書を使って〇〇の提案書をする

B社では初訪問の場所だから、相手のヒアリングを聞くようにし、話が脱線して
提案書とは違う提案が欲しいという話になった際に案内できる資料を用意しておく。

C社に納品業務だけだが、使い方がわからないとなった時に、取扱説明を口頭で簡単にするが、 話が長くならないように詳しい説明書の箇所をすぐに出せるようにインデックスしておいて次の納品に行けるようにする・・・

などと言うように1日の行動の流れを 自分1人の時間を持つことによって整理しておくことで、仕事とプライベートのスイッチの切り替えが出来るため朝仕事場で1人の10分の時間を作っています。

②プランは2案は練る

どんな仕事でもいくら計画を立てていても計画通りにいかない事もある。
計画倒れになると全てが崩れて結果、自分の思い描いていなかった方向になると
最悪対処出来なくなるのを防ぐために
例えば
A案が上手くいかなくても、B案で代用できるようにしておく
B案で補えない場合もある事も想定されるのであればC案を折衷案で出せるようにしておく

などというように切り返しできるプランを1つだけではなく２つ以上あれば、
『このパターンもあるな』と３つ目の選択肢も比較的簡単に出てきたりするので
最低２つは練ることによって仕事の失敗をカバーできる事もあるので選択肢は増やす努力はしています。

③終業時には机を整理整頓し、5分間明日の予定をシュミレーションする

終業時間が来たら、私の場合自分のデスク周りを片付けをするようにしています。
一日使ったものを整理する事で明日の朝また出社した時にリセットされた気持ちで
取り組む事ができるし、次の朝にも①ようなシュミレーションをする際に
キレイになっていればその分、次の日のシュミレーションに時間をかける事が
出来るメリットがあります。
また5分間でも明日の予定をシュミレーションしておくと、
次の日に出勤した時にもある程度整理された考えの元予定を立てられるので
自分にとって効率良く仕事ができるのて取り組んでます。

当たり前と言われれば、そんな気持ちもいたしますが、 毎日の繰り返しと積み重ねが大切な事だと思います。その経験が蓄積されてより 効率良く仕事をしていくコツにも繋がっていくと思いますので これからも日々勉強でコツコツ継続していきたいとおもいます^ - ^